كثيرة تلك الاجتماعات التي نُشارك فيها، ونشعر بعدَ الخروج منها بأنَّها كانت مضيعةً للوقت، عديمةَ الجدوى، لم تحقِّق شيئًا، ويمكن الحاضرين تجنُّبُ ذلك عبرَ الاهتمام الجيِّد، والإعداد المسبَق، والتفاعل الإيجابي داخلَ الاجتماع، وبيْن يديك جملةٌ من الخطوات التي متى الْتزمتَها كانت عونًا لك - بإذن الله تعالى - على حضور فعَّال، ومشاركة إيجابية.

الخطوة الأولى: خطِّط لحضور الاجتماع، وأعِدَّ له قبل بدئِه، ولعلَّ من أبرز ما يحقِّق ذلك:

1- أكِّدْ حضورَك الاجتماع.

2- تعرَّف على هدف الاجتماع، والنتائج النهائيَّة المتوقَّع تحقيقُها منه، واسعَ إلى الحصول على المعلومات اللازمة عنه.

3- تعرَّف على دَوْرك في الاجتماع، وأعدَّ مسبقًا ما هو مطلوب منك.

4- اقرأْ جدول الأعمال وملخَّصات الأوراق، وسجِّل ملحوظاتِك عليها، وأعطِ اهتمامًا خاصًّا للبنود التي لها صِلة مباشرة بك.

5- خطِّط للإسهامات التي يمكن أن تُقدِّمها للاجتماع.

6- اصطحبْ معك المعلوماتِ والبيانات ذات العَلاقة بموضوعات الاجتماع.

7- تعرَّف على زمان الاجتماع ومكانه.

الخطوة الثانية: كن متفاعلاً وإيجابيًّا أثناءَ الاجتماع، ولعلَّ من أبرز ما يُعين على تحقيق ذلك:

1- احضرْ مبكِّرًا إلى مكان الاجتماع.

2- ركِّز الانتباهَ للمتحدِّث، واستمعْ له بعمق، واحذَرْ من مقاطعته، أو تقويم رأيه أثناءَ تحدُّثِه، وحين تتوارد عليك الخواطرُ والأفكار فدَوِّنْها، حتى تتاحَ لك الفرصة المناسبة لعرضها.

3- تحكَّم بمشاعرِك، وكن موضوعيًّا في طرْحك، وحين تقوم بنَقْد فكرة أو التحفُّظ على رأي، فاجعلْ ذلك متجهًا إلى صُلْب الفكرة، لا إلى مَن يتبنَّاها.

4- كن هادئًا متأملاً، ولا تتحدَّث إلا عندما تشعر بأنَّ لديك إسهامًا مفيدًا، أو حين تريد أن تستوضح أمرًا، أو يُطلب منك إبداءُ الرأي.

5- لا تُشتِّت نفسك والآخرين، والْتزم بوَحْدة الحوار، وبتركيز حديثِك حولَ الموضوع المطروح للنِّقاش، وعدم الخروج عنه حتى يتمَّ الانتهاء منه.

6- لا تسيطر على جوِّ النِّقاش، وشجِّع الآخرين على أن يتحدَّثوا بعمق وحرية.

7- الْتزمْ بالقواعد الإجرائية المنظَّمة للاجتماع، ودعِّم السلوكَ المنضبط، واحْذر من أن تُثير المشكلات لرئيسه.

8- دوِّن ملحوظاتِك حولَ القرارات والتوصيات، وإسنادات العمل التنفيذيَّة التي تتعلَّق بك.

الخطوة الثالثة: اقرأْ محضرَ الاجتماع، وبادِرْ إلى وضْع خطَّة تمكنك من تنفيذ ما طُلِب منك.